Kopie identiteitsbewijs? Niet zomaar !

Steeds vaker maken bedrijven en instanties (gevraagd of ongevraagd) een kopie van het getoonde identiteitsbewijs. Omdat het daarbij gaat om het 'verwerken van persoonsgegevens', heeft het College Bescherming Persoonsgegevens richtsnoeren opgesteld die gevolgd moeten worden bij het kopiëren van een dergelijk document. Deze richtsnoeren zijn hier te lezen.

Bijzondere gegevens
Omdat het maken van een kopie van een identiteitsdocument onder de Wet Bescherming Persoonsgegevens valt, moet er hiervoor een grondslag zijn. Bekend is de wettelijke plicht van de werkgever om een kopie van het identiteitsbewijs van zijn werknemers te bewaren. Een andere grondslag kan zijn, de uitvoering van een overeenkomst. De voorwaarde die daarin is opgenomen is dan het maken van een kopie. Het College BP heeft nu vastgelegd dat die voorwaarde geen betrekking mag hebben op de bijzondere persoonsgegevens die op het identiteitsbewijs voorkomen, zoals het BSN (Burger Service Nummer). Die mag alleen (mee-)gekopieerd worden als het gaat om de uitvoering van een wettelijke plicht. Hetzelfde geldt voor het kopiëren van foto's. 
Als een bedrijf dus een kopie wil maken van (bijvoorbeeld) je paspoort en het gaat daarbij alleen om de uitvoering van een overeenkomst die je met dat bedrijf gesloten hebt en in de voorwaarden is opgenomen dat die kopie noodzakelijk is, dan zou je dus je BSN en je pasfoto mogen afdekken (tenzij er tevens sprake is van een wettelijke plicht).

'Gewone' gegevens
Maar ook voor de overige gegevens die uit het document blijken (dus niet zijnde BSN en/of foto, geldt niet zomaar een recht om deze te kopiëren. Het College BP stelt dat in die 'uitzonderlijke' gevallen, een bedrijf of organisatie gedocumenteerd moet kunnen onderbouwen wat de noodzaak daarvan is. 
Om die bewijslast te omzeilen zal het bedrijf of de organisatie het laten maken van de kopie onderdeel laten zijn van de algemene voorwaarden zodat dit onderdeel gaat uitmaken van de tussen partijen gemaakte afspraken. Alhoewel het College CP hierover weer stelt dat die voorwaarde niet zomaar gesteld mag worden.