Aanzegging via HRM-systeem een risico?

De aanzegverplichting houdt in dat de werkgever uiterlijk een maand voor het einde van rechtswege van de arbeidsovereenkomst van 6 maanden of langer de werknemer schriftelijk moet laten weten of hij de arbeidsovereenkomst zal voortzetten (en onder welke voorwaarden) of niet. De gedachte achter de aanzegverplichting is om de werknemer meer zekerheid te bieden en hem tijdig in de gelegenheid te stellen opzoek te gaan naar ander werk. Als de werkgever niet of niet tijdig de aanzegverplichting nakomt, dan is hij aan de werknemer een vergoeding verschuldigd ter hoogte van maximaal één maandsalaris. 

Tegenwoordig werken veel werkgevers met HRM-systemen die de HR-processen automatiseren. In een zaak bij de rechtbank Midden-Nederland[1] stond de vraag centraal of de werkgever had voldaan aan de aanzegverplichting door de aanzeggingsbrief te versturen via het interne HRM-systeem AFAS Insite. In dit nieuwsbericht wordt aandacht besteed aan deze uitspraak.

Aanzeggingsbrief via HRM-systeem

In deze zaak heeft de werknemer de via AFAS Insite verstuurde brief niet geopend en gelezen. De werknemer stelt geen aanzeggingsbrief te hebben ontvangen en eist de maximale aanzegvergoeding. Op grond van de ontvangsttheorie (art. 3:37 lid 3 BW) is het voor de werking van de aanzeggingsbrief wel vereist dat de brief de werknemer ook daadwerkelijk heeft bereikt. De kantonrechter concludeert dat niet is komen vast te staan dat er gedurende het jaar vaker berichten via AFAS Insite aan werknemer werden verstuurd en ook kreeg de werknemer geen melding dat er een document voor hem klaar stond. Ook in de arbeidsovereenkomst werd niet verwezen naar het gebruik van het digitale dossier als communicatiemiddel. De kantonrechter concludeert dan ook dat de werknemer niet had hoeven te begrijpen dat de aanzegging via AFAS Insite zou worden gecommuniceerd. Dat de aanzegging de werknemer niet heeft bereikt komt daarmee voor rekening en risico van de werkgever. Dit betekent dat de werkgever niet tijdig heeft aangezegd en dat hij daarom de aanzegvergoeding verschuldigd is. 

Conclusie

Deze uitspraak benadrukt maar weer hoe belangrijk het is om er zeker van te zijn dat de schriftelijke aanzegging de werknemer ook daadwerkelijk heeft bereikt. Dus ook als er gebruik wordt gemaakt van geautomatiseerde HRM-systemen, is het nog steeds van belang dat kan worden aangetoond dat de werknemer de brief ook daadwerkelijk heeft ontvangen. Het is dan ook aan te raden om de aanzeggingsbrief te versturen met een ontvangstbevestiging. 

Heeft u naar aanleiding van dit artikel vragen, neem dan gerust contact op met Janine Weel via telefoonnummer: 020-408 16 80 of mail naar weel@btu-advocaten.nl.

 

Janine Weel

[1] Rechtbank Midden-Nederland d.d. 20 december 2024, ECLI:NL:RBMNE:2024:7294.